Tất cả các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều vấn đề và vấn đề khác nhau mỗi ngày. Một số là rõ ràng và giải pháp để khắc phục chúng là rõ ràng; những người khác là rất nhiều phức tạp hơn và đòi hỏi nhiều cái nhìn sâu sắc hơn về nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Đối với các vấn đề thuộc loại này, điều quan trọng là phải hỏi đúng câu hỏi và thu thập thông tin đúng, và do đó kiểm tra chúng từ mọi góc độ. Phương pháp 5W1H sau đó có thể hữu ích cho bạn.
5W1H là gì?
5W1H là viết tắt của sáu câu hỏi sau: What? Who? Where? When? Why? How? Phương pháp này bao gồm đặt một bộ câu hỏi có hệ thống để thu thập tất cả dữ liệu cần thiết để lập báo cáo về tình huống hiện tại với mục đích xác định bản chất thực sự của vấn đề và mô tả chính xác bối cảnh.
Trong một quy trình phân tích quan trọng và mang tính xây dựng, điều cần thiết là biên dịch dữ liệu chất lượng toàn diện. Do đó, việc sử dụng các câu hỏi mở đòi hỏi các câu trả lời được hỗ trợ, từ đó giúp xác định chính xác, làm rõ và phân định vấn đề.
Kiến thức tốt hơn về tất cả các khía cạnh của một vấn đề sau đó sẽ giúp có thể đề xuất các biện pháp thích hợp để thực hiện các hành động khắc phục đúng đắn. Đôi khi, phương thức này chỉ được gọi là chỉ có 5W, với cách mà “How” bị bỏ qua vì nó không phù hợp với mô hình, nhưng dù sao cũng được sử dụng.
Những điều cần biết: Một biến thể 5W1H khác, đặc biệt là trong kinh doanh, bao gồm một câu hỏi bổ sung dưới dạng của “How much” do đó làm thành phương pháp 5W2H.
Xem thêm: Mô hình 7P trong marketing là gì?
Phương pháp 5W1H trong kinh doanh
Khi có một dự án, kế hoạch kinh doanh mới thì đó chính là cách tốt nhất để sử dụng phương pháp 5W1H trong lập kế hoạch này. Phương pháp 5W1H có nhiều ứng dụng, rất khác nhau. Nó hoàn toàn phù hợp, nhờ tính đơn giản và linh hoạt của nó, với nhiều cấu trúc, cấu hình và vấn đề khác nhau, và do đó, nó có thể được sử dụng ở tất cả các cấp độ của doanh nghiệp:
- + Ở cấp chiến lược để thiết kế hoặc cải thiện chiến lược thâm nhập thị trường;
- + Ở cấp độ quản lý để cải thiện tổ chức và quy trình trong các phiên động não;
- + Ở cấp độ chất lượng như một công cụ hỗ trợ giải quyết vấn đề;
- + Ở cấp độ đổi mới để thúc đẩy sự xuất hiện của các giải pháp và ý tưởng trong sự nghiệp tiến bộ;
- + Ở cấp quản lý dự án nói chung.
Ưu điểm của phương pháp 5W1H
Sức mạnh của phương pháp 5W1H nằm ở bốn thuộc tính chính:
+ Đơn giản: không cần đào tạo hoặc người được công nhận trong phương pháp để hỏi thành công những câu hỏi này.
+ Có hệ thống: chìa khóa để thành công là luôn luôn hỏi tất cả các câu hỏi, mọi lúc.
+ Đa năng: nó có thể được sử dụng tốt như nhau để thiết kế một quy trình mới để thực hiện một biện pháp khắc phục.
+ Toàn diện: phương pháp có thể được sử dụng để có được góc nhìn 360 ° về vấn đề và phát hiện tuyến đường đến độ phân giải.
Tham khảo thêm: Chiến lược 4p trong marketing là gì?
Triển khai và ứng dụng phương pháp 5W1H
Phương pháp 5W1H chia thành ba giai đoạn chính:
- + Mô tả tình huống ban đầu;
- + Xác định các yếu tố chính và ưu tiên chúng;
- + Đề xuất phù hợp và quan trọng, hiệu quả, hành động.
Các câu hỏi 5W1H được sử dụng để thiết lập tình huống (giai đoạn 1). Trên cơ sở các câu trả lời và tổng quan thu được, có thể tìm thấy các yếu tố quan trọng (giai đoạn 2) và sau đó đưa ra giải pháp (giai đoạn 3).
What where when why how là gì? Để hiểu một cách đơn giản và giải thích một cách chi tiết chúng ta theo dõi mẫu kế hoạch 5w1h sau đây:
What?
+ Nhiệm vụ: Mô tả nhiệm vụ, hoạt động, vấn đề, mục đích của dự án.
+ Mục tiêu: Mục đích, hành động, thủ tục, máy móc, v.v.
+ Câu hỏi mẫu: Vấn đề hoặc rủi ro là gì? Tình hình là gì? Các đặc tính sản phẩm/dịch vụ là gì? Làm thế nào để sản phẩm/dịch vụ làm việc?
Who?
+ Nhiệm vụ: Xác định các bên liên quan, những người chịu trách nhiệm hoặc bị ảnh hưởng.
+ Mục tiêu: Người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, nạn nhân, những người liên quan trực tiếp, v.v.
+ Câu hỏi mẫu: Ai phụ trách? Ai tìm thấy vấn đề? Ai sẽ được yêu cầu thực hiện công việc? Ai là khách hàng của bạn?
Where?
+ Nhiệm vụ: Mô tả địa điểm hoặc địa điểm liên quan.
+ Mục tiêu: Mặt bằng, xưởng, máy trạm, v.v.
+ Câu hỏi mẫu: Vấn đề được áp dụng ở đâu? Là cơ sở dễ dàng truy cập? Vấn đề nằm ở máy nào?
When?
+ Nhiệm vụ: Xác định thời gian khi tình huống diễn ra, diễn ra hoặc sẽ diễn ra.
+ Mục tiêu: Ngày, thời lượng, tần suất, v.v.
+ Câu hỏi mẫu: Mất bao lâu? Khi nào là ngày cài đặt? Làm thế nào thường xảy ra vấn đề?
Why?
+ Nhiệm vụ: Mô tả động lực, hoặc mục tiêu, hoặc biện minh hoặc lý do đằng sau một phương pháp làm việc.
+ Mục tiêu: Mục tiêu, mục đích, biện minh, v.v.
+ Câu hỏi mẫu: Mục tiêu mục tiêu là gì? Tại sao đào tạo này hoặc thiết bị này được chọn?
Câu hỏi Why? là điều cần thiết để hiểu rõ hơn. Đừng nhịn không hỏi nó sau bất kỳ câu trả lời nào cho các câu hỏi khác (4Ws và How khác).
How?
+ Nhiệm vụ: Xác định cách tiến hành, các bước và phương pháp sử dụng.
+ Mục tiêu: Thủ tục, phương pháp tổ chức, hành động, phương tiện và kỹ thuật được sử dụng, v.v.
+ Câu hỏi mẫu: Trong những điều kiện hoặc hoàn cảnh? Phòng ban được tổ chức như thế nào? Các phương pháp được sử dụng là gì? Những nguồn lực nào được sử dụng?
Ngoài ra còn có How much?
+ Nhiệm vụ: Xác định giá trị các tài nguyên và thiết bị cần thiết.
+ Mục tiêu: Số lượng, ngân sách, v.v.
+ Câu hỏi mẫu: Chi phí là gì? Những nguồn lực nào là cần thiết? Có bao nhiêu ngày đàn ông?
Có thể bạn quan tâm: Subiz là gì? cách cài subiz chat vào web mới nhất
Tóm lại, phương pháp 5W1H trong kinh doanh là một phương pháp nổi bật để hiểu rõ hơn và phân định một tình huống, miễn là nó được kiểm soát đúng cách và được sử dụng một cách khôn ngoan. Đó là một phương pháp cung cấp các giải pháp hiệu quả cho các vấn đề gặp phải và giúp tạo ra một sự cải tiến tích cực liên tục tích cực trong doanh nghiệp.
